社員が身につけなければならない電話応対マナーの常識

　　お客様や上司が会議中の電話に出ます。

まず、お客様や上司が会議中であることを相手に説明し、伝言が必要かどうかを丁寧に聞きます。

　　伝言があれば、電話メモの要求に従います。記録

相手が電話をするなら、基本的な資料をメモして、しばらく待ってください。その後、メモに書類を書いて、お客様や上司に届けて、指示を待ってください。

上司や同僚が外出後の電話応対

上司や同僚の大体の行方を説明します。

大体の戻り時間を説明します。

電話や伝言の代わりに他の人が必要ですか？

にあるように事務室上司に電話をしても、上司がいないので、「来ていません」や「ずっと見ていません」、「まだ来ていません」などの答えは避けましょう。労働を代行するなどなど。

　　お客様や上司の電話を取り次ぎます。

電話を取り次ぐときは、相手の名前と会社を必ず聞いてください。伝えた内容を繰り返し確認することを忘れずに。

お客様や上司のために電話を取り次ぐ時は、必ず双方の話が通じるまで待って、自分の受話器をそっと置いてください。

何回か回っても、誰もいません。毎回相手に「すみません、ちょっと待ってください」と言います。

相手の由来と意図を知っている時は、電話を切らずに、指示を受けてから処理します。

　　受話者が接客中の電話に出る

まず相手に説明して、伝言が必要かどうか聞いてから電話します。

緊急の場合は、しばらくお待ちください。なんとかお客様や上司に連絡して、その言いつけを聞いてください。

相手が重要な会議に参加している場合は、丁寧に謝罪し、後で電話するように丁寧に勧めます。