ビジネスメールマナーの心得

近年、様々な電子通信手段の中から「ダークホース」が飛び出してきた。それは電子メールだ。誕生以来、その発展は突発的に進歩し、日進月歩と言える。目を奪われる。現在、ビジネス界ではますます広く使用されています。
　　
電子メール、電子レターまたは電子レターとも呼ばれます。電子計算機で構成された相互接続ネットワークを利用して、交際相手に送信される電子レターです。電子メールを使って対外連絡を行うことで、安全で秘密にし、時間を節約し、紙面の制限を受けず、鮮明度が極めて高く、通信料金を大幅に削減することができます。
　　
ビジネス関係者が電子メールを使用して対外連絡を行う際に遵守すべきマナー規範は主に以下の4つの方面を含む。
　　
第一に、電子メールは真剣に書かなければならない。他人に送信する電子メールは、よく考えて、丁寧に書かなければなりません。好きなように書くのは、相手を尊重することも、自分を尊重することもありません。電子メールを書く際には、次の3つの点に特に注意しなければなりません。
　　
一つはテーマを明確にしなければならない。1つのメールには、ほとんど1つのトピックしかありません。前に明記する必要があります。それを適切にまとめると、受信者はそれを見るとメール全体に一目瞭然になります。
　　
第二に、言語は流暢でなければならない。電子メールを読みやすくするには、言葉を滑らかにすることが大切です。できるだけ辺鄙な字、異体字を書かないようにしてください。データ、資料を引用する場合は、受取人が照合するように出典を明記したほうがいい。
　　
3つ目は内容が簡潔であることです。インターネット上の時間は非常に貴重なので、電子メールの内容は簡潔で簡潔で、短いほど良い。
　　
第二に、電子メールは乱用を避けなければならない。情報社会では、誰の時間も貴重である。ビジネス界の人にとっては、この点がさらに重要になってきます。だから、「ビジネスでは人を尊重するには、まず彼のために時間を節約することが必要だ」と言う人がいます。
　　
そのため、必要がなければ、他人にメールを乱発しないようにしてください。特に、他人とおしゃべりをしたり、自分のメールが成功裏に送信されるかどうかを検証するためだけに、このような方法でネット上で「友人募集」をするのはよくありません。
　　
現在、多くのネットユーザーは、自分の電子メールに無数の退屈な電子メールが山積みにされており、見知らぬ人の電子メールにも悩まされている。それを処理することは、自分の時間と精力を浪費するだけでなく、自分の仕事を遅らせる可能性もあります。
　　
しかし、一般的には、重要な電子メールを受け取ったら、すぐに相手に返事をすることが少なくありません。
　　
第三に、電子メールはコードに注意しなければならない。コーディングの問題は、各Eメールの利用者が注意すべき重要なことです。中国語文字自体の特徴に他の理由が加わったため、我が国の大陸部、台湾省、香港・マカオ地区、そして世界中の他の国の華人は、現在、互いに異なる中国語コードシステムを使用している。そのため、あるビジネス関係者が中国大陸部のコードシステムを使用して、中国大陸部を除くすべての国と地域に住む中国人に電子メールを送信すると、双方が採用している中国語コードシステムが異なるため、便利さには乱文字からなる天書しか受信されない可能性が高い。
　　
そのため、ビジネス界の人々は中国語を使って中国大陸部を除く他の国や地域の華人に電子メールを送る際、相手が自分のメールを受け取ることができるように、自分が使っている中国語コードシステムを同時に英語で明記しなければならない。
　　
第四に、電子メールは機能を慎重に選択しなければならない。現在市場で提供されている先進的な電子メールソフトウェアには、複数のフォントを用意することができ、ユーザーが選択できるようにする便箋も用意されています。これにより、Eメールの個人的な特徴を強化することができますが、このような機能をビジネスパーソンは慎重に使用する必要があります。
　　
これは主に、一方で、電子メールに修飾が多すぎると、容量が増大し、送受信時間が増加し、時間とお金の浪費が避けられず、しかも華々しい感じを与えることが多いからです。一方、電子メールの受信者が所有するソフトウェアが必ずしも上記の機能をサポートできるとは限らない。そうすれば、彼が受け取ったそのメールは送信者の初心から大きく乖離してしまう可能性が高いので、これまでの努力を無駄にしてしまう。