公文書の書式

公文書は普通文頭、本文、文尾の三つの部分から構成されています。

1.国家行政機関の正式な公文書の文頭は一般的に文書の名称、文字番号、発行者、緊急度、秘密等級などから構成されています。

ファイルの最初のページの3分の1から5分の2を占めて、横線で本文と別れます。

①書類名称は、発文機関の全称または規範略称に「書類」という二文字を加えて構成されており（函只署発文機関名）、トップページの上端に置いて、厳粛で人目を引く書体を用いて印刷されている。

二つ以上の機関が共同で文を書いて、主催機関が先頭に並べても、主催機関の名前だけでいいです。

党委員会と政府は共同で文を書いて、党委員会は前に並べます。

②発文字番号は、発文機関の代字、括弧内に表示された年、順番番号からなり、文書名の下、横線の上の中央に位置する（手紙の発文字番号はタイトルの右上に表示される）。

二つ以上の機関が共同で文を書いて、主催機関の発行番号だけを表記します。

③提出した書類は、発行番号の同じ行の右端に発行者名を明記しなければならない。

④秘密等級、緊急度は、書類の内容に応じて、上から下まで順にファイル名の左上隅に表示すること。

秘密等級は「秘密」、「機密」、「極秘」の3種類に分けられます。緊急度は「緊急事項」、「特急件」に分けられます。

機密、極秘文書には番号を表示しなければならない。

⑤官命の文頭は、赤刷りの「官令」と番号で構成されています。

政府令の番号は「第号」です。

2.公文書の本文部分は一般的にタイトル、主送機関、本文、添付ファイル、公文書発行機関などを含む。

①タイトル。

公文書のタイトルは公文書の主な内容を正確に簡潔に要約しなければならない。

公文書のタイトルの役割：一つは内容を明らかにして、テーマを明らかにして、人を一目瞭然にさせることです。二つは公文書に名前を決めて、タイトルはこの公文書の名称です。

公文書の見出しは横隔線の下の中央に位置しています。

公文書のタイトルには、法律や規則の名称に加えて、句読点をつけないのが普通です。文章の内容を引用符で代用してはいけません。

②主送り機関。

書類を受け取る単位。

通称「台頭」。

「公告」、「布告」、「通達」以外は、正式な公文書は主に送達機関と表記します。

主送り機関の名前の位置は普通タイトルの下で、本文の上の左端のトップの格の位置は書きます。

「決定」、「命令（令）」、「会議紀要」などの文種は、主送り機関が文尾の主題語の下に置くことができ、送信欄内の写送機関の上方には、「主送：」または「分送:」と表示されます。

上級機関への案内は、主送り機関の一つだけを書いて、他の機関に同時に送る場合は、CC形式を使います。

③本文。

つまり公文書の具体的な内容は、公文書の核心部分です。

序数記号で段落を表記する必要がある場合は、一般的に順を並べます。

序は、1階は「一」、2階は「（一）」、3階は「1」、4階は「（1）」を使います。

行政規則は必要に応じて章、節、条、金、項によって階層を明示する。

本文の位置は主送り機関以下です。

長い公文書は普通、冒頭、主体、最後の三つの部分から構成されます。

本文の書き方は内容から言って、事柄をはっきり説明します。何か、何か問題がありますか？

観点ははっきりしていなければならない。

文の単位を受けて何をしますか？どんな問題を解決しますか？正確に分かります。

形式の上から言って、条理のレベルは明らかで、文字は簡潔で正確で、句読点は正確で間違いがなくて、紙面はできるだけ短いことを求めます。

④公文書発行機関。

本文の後、添付ファイルの下にある発行機関の名称です。

文を送る機関の位置は本文の後で右下にあります。

本文が公文書の全ページを占めている場合、次のページに落款しなければならない時、落款を空白のページに置くことができます。同時に、落款前の空白のところに括弧で明記しなければなりません。「このページには本文がありません。」

文書発行機関は機関の全称または規範化の略称を書くべきである。

（単位の印鑑で代用することもできます。）

⑤成文時間。

指導者の発行日付を基準とします。

会議で承認された書類は、会議の通過日を基準として、電報で

日付を基準として、いくつかの機関が共同で文を発行する場合、最後の指導者が発行する日付に準じる。

成文日は西暦を使います。

紀年、漢字で書きます。

文書作成日の位置は、普通は発信機関の下にあります。

文書作成日は文書の発効と閲覧の重要な根拠であり、正確、完備、具体的な要求は無視できない。

⑥印鑑。

印鑑は公文機関が公文書に対して責任を持ち、公文書の発効を示す証憑です。

公文書は会議紀要のほかに、印鑑を押すべきです。

共同で報告する非規則書類は、主催者が捺印します。

共同で発行する公文書は、共同で発行する機関はすべて成文の日付に蓋をし、上辺には本文をおさえず、下には年にまたがって月を建てる。

会議で採択された「決定」は、タイトルの下に日付が表示されます。

⑦添付ファイル。

公文書に添付ファイルがある場合、添付ファイルの名称は本文の後に付けてください。書類が入金される前に、二つ以上の添付ファイルがあれば添付ファイルの順番を明記してください。

添付ファイルはメインと予約して一緒に発送します。もし予約できないなら、添付ファイルのトップページの左上に、メインの送信番号と添付ファイルの順番番号を明記してください。

⑧CC機関。

主送機関以外にその公文書の内容を知る必要がある関係機関を指す。

実際の仕事の中で、いくつかの方面に注意しなければなりません。捜査機関は濫用して送ってはいけません。また、没収して送ることもできません。公文書は同時に下級機関か同級機関に送らないでください。下級機関の重要な文書は直接上級機関に報告します。上級機関の文書を下へ転送して、上級機関にコピーしないでください。

3.文末部分には主題語、送信欄、印刷機関と印刷日付、全部印刷部数などが含まれています。

①件名：文末部分送信欄に表示します。

上申の書類は、受文機関から作成された主題詞表の中から選語して表示します。

その書類はこの機関が制定したテーマの品詞表から選語して表示することができます。

標記の主題語は2つ以上7つを超えない。

標記の主題語は正確であり、規範であるべきである。

②送信欄：件名の下、印刷機関と印刷日時欄の上にあります。

写し範囲は各方面の機関に及ぶなら、普通

党委員会、人民代表大会、政治協商会議、紀律委員会、裁判所、検察院、軍隊、政府部門の順に並べます。

送信機関の名称は全称または規範化で略称される。

本文では、主送り機関と表記されていますが、送信欄には写し機関のみが表記されています。

③発行機関と印刷日時欄は送信欄の下にあり、左端に公文書発行機関名を表示し、右端に印刷日付を表示する。

書類を複製して、この欄には複製機構の名称と複製日付を表示します。

④文書の部数は、印刷機関と印刷日時欄の下右側に「（共印分）」と表示されています。

テーマ語、送信欄、印刷機関と印刷日時欄の間にそれぞれ横線を入れて別れます。

公文書は左から右に横書きにする。

少数民族の文字はその習慣によって書き、組み版する。

公文書用紙は普通16開型（長さ260ミリ、幅184ミリ）で左側にステープルします。

「布告」「公告」「通告」用紙の大きさは、実際の必要に応じて確定する。