세수 파일 주요 기억 미디어

실제 압축 시스템을 만들기 전에 파일의 다른 형식과 보관 요구에 따라 필요한 설비와 기타 압축 용품들을 예측해야 한다.

보관 설비는 일반적으로: 책장, 색인카드, 문서 집게, 예약기, 쌍공 타기, 책장, 권종 넣을 때 전용 걸상 및 분류 기구를 포함한다.

상용 분류기는 이동할 수 있는, 표준 사이즈는 15cm, 7.5cm 한 10cm 의 넓은 보관용구이다.

★ 직식과 횡식 책장

사무실 문서는 일반적으로 서랍식 문서장에 보관되어 있으며 서랍식 문서장은 직식과 횡식 두 종류다.

대다수의 문책장은 장식적인 색으로 칠하고 일반적으로 자물쇠를 달고 있으며, 그 재료는 절연, 방화 등의 성능을 가지고 있으며, 모두 현관시스템을 가지고 있다.

직식문책장은 두 개 － 5개 서랍을 접어 구성되어 있으며, 자주 이용할 자료의 저장량에 따라 크기를 정한다.

문서장 안의 모든 서랍은 그 자료를 지시하는 내용으로 디렉터리 카드와 튼튼하고 지탁 문서 집필의 지도구유를 신속하게 살펴야 한다.

모든 문서지갑은 모두 간결하고 일치하는 라벨을 가지고 있으며, 이 라벨들은 쉽게 붙일 수 있고, 자점식도 가능하다.

우편물은 날짜에 따라 정돈하고 왼쪽은 서류철 사이의 접이점을 맞추어야 한다.

서랍마다 한 20장 한 25장의 디렉터리 카드가 있어야 한다.

필요한 것은 문서집마다 보관한 문서가 최대 50부를 넘지 않는다는 것이다.

그렇지 않으면 문서의 수량이 많은 문서를 개인이나 회사나 문제로 새로운 문서로 분류해야 한다.

많은 부서는 직식문 책장에서 현행식 문서지갑을 사용한다.

이런 현수식 문서핀은 비교적 큰 신장성이 있으며, 두드러진 인덱스 카드를 가지고 있으며, 더 많은 자료를 수용할 수 있다.

현수식 문서핀의 양쪽에는 연결이 되어 있어 문서장에 걸릴 수 있게 하고, 안내카드는 일반적으로 편리하고 주목하는 곳에 두어야 한다.

횡식 책장의 성질과 기능은 직식의 책장과 동일하며 서랍 2개를 수용할 수 있으며 서랍의 규격은 비교적 크다.

그것은 긴 한쪽은 벽줄을 따라 서랍은 단지 조작자에게 약 1피트까지 뻗을 수 있다.

횡식 문서장에 놓여 있는 문서핀을 정면으로 서랍의 왼쪽을 향하여 옆면이 사용자를 마주하고 있다.

횡식 책장의 뒤틀은 앞으로 이동할 수 있고, 뒤로 이동할 수 있고, 동작이 편리하다.

★개설 저장

개가된 저장은 개설식 자료대를 이용해 보관 파일을 보관하는 것이며, 책장처럼 문이 없기 때문에 공간을 절약하기 편리하고, 자료를 빠른 검열하기 편리하고, 현재 광범위하게 사용되고 있다.

이런 자료 선반은 조절할 수 있고, 약간 앞으로 기울어져 있고, 자료대 안에는 이동할 수 있는 상자가 있으며, 상자에 같은 내용의 자료를 보관할 수 있다.

그러나 사무실 장소에 에어컨이 없다면 공기여과기가 없으면, 개장 저장이 안 된다.

먼지의 퇴적과 온습도에 대한 통제가 부족하여 이들 개가용 저장장치를 사용하기 어렵다.

최근 몇 년 동안, 이동식 개가매장이 점점 광범위하게 사용되고 있으며, 이런 저장고가 적은 공간을 필요로 하기 때문에, 한 직원이 한 자리에 서서 세 개의 개가대를 운영할 수 있으며, 서랍장 위의 문서핀을 직접 볼 수 있다. 이렇게 하면 색상 비밀번호를 사용해서 스태프들이 빠른 압축 및 검색을 할 수 있으며, 빨리 서류 오류를 발견할 수 있다.

★ 카드 보관장

어떤 개인이나 어떤 제목에 관한 자료는 각종 사이즈의 카드식 보관 궤 안에 보관할 수 있다.

상용 카드 사이즈는 7.6cm, 10cm, 12.7cm, 15.2cm, 20.3cm 입니다.

카드식 보관장은 7.5cm, 12.7cm 크기의 카드를 방치할 수 있으며, 두 줄나 세 줄의 카드를 보관할 수 있다.

신식 카드식 저장소는 자동검색 장치가 들어 있으며, 스태프들은 고정된 위치에 단추를 누르면 1층, 2층, 더 많은 층에서 필요한 자료를 찾을 수 있다.

★ 현로식 문책장

현로식 서랍 에는 고도 5 cm, 넓이 12cm 30cm 의 작은 서랍 을 방치하여 상세하게 인쇄된 자료 목록 카드로 목록 카드는 카드 한 장 씩 드러나 있는 식별단만 드러났고, 이 책장은 일반적으로 겹쳐져 있으며, 이 서랍 한 개 금속 뚜껑이 한 개 로 덮여 있으며, 이 금속 뚜껑은 자료를 평평하게 하는 데 도움이 된다.

카드를 하나씩 살펴보면 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있다.

이런 책장은 인덱스 메모리로 사용할 수 있으며, 이런 색인은 다른 자료의 보관 위치를 지명할 수 있다.

예를 들어 한 대기업은 이러한 현로식 문고 책장에 관련 서류를 저장하고 있는 자료를 사용하여 회사의 서류 센터에 보관해 두었다.

파일이 필요할 때, 스탭은 현로식 문서 수신소에서 확인할 수 있으며, 이 파일의 위치를 확인하거나, 마이크로필름에 찍혔거나, 이미 삭제되었거나, 저장되어 있으면, 저장된 시간이 얼마나 될까 등이다.

회사는 현로식 문서 책장 안에 자동검색 장치를 설치해 모든 파일의 위치를 빠르게 확정할 수 있다.

★마이크로필름 저장마이크로촬영은 각종 평면 원본을 대상으로 원본의 축소 영상을 스페셜필름에 기록하는 과정이다.

마이크로 필름을 축소하는 응용은 저장공간을 크게 절약할 수 있으며 하드필름을 줄일 때 마이크로필름을 축소하는 공간은 이 책의 원래 공간의 2% 에 그쳤다.

마이크로파일은 16mm와 35mm의 컬러나 흑백 필름에 저장됩니다.

문궤, 제본철, 소형의 관상 용기는 모두 마이크로필름과 축소인쇄품을 저장할 수 있다.

마이크로필름에 기록된 그림과 문자는 매우 작고, 사람들의 눈은 읽을 수 없으므로 마이크로리더가 이미지를 확대하거나 읽기 복사기를 이용해 종이에 복사해야 읽을 수 있다.

★컴퓨터 테이프 저장

컴퓨터 테이프는 대량의 자료를 수용할 수 있으므로 많은 공간을 절약하고 빠른 자료 검색을 할 수 있다.

이 테이프들은 특수한 폐쇄로 보관하고 폐쇄공간의 선반에 보관할 수 있다.

또 어떤 테이프가 필요할 때 앞으로 미끄러져 나와 자료를 찾을 수 있다.

이 테이프를 인덱스를 만들어야 하고 각 디스크 테이프를 위치에 보관하는 기록을 가져야 한다.

★ 비망록 자료 비망록은 어떤 일을 일깨우거나 추억을 돕는 자료로 일반적으로 7.6cm, 12.7cm 카드 자료 형식으로 파일 자료로 수시로 사용된다.

비망록은 추가 계시와 어떤 일을 설명하는 재료와 단서를 찾기 위한 복제 재료를 포함하여 사용하기에 매우 편리하다.