公文書処理の基本任務

公文書処理の基本任務は正確、適時、安全、効果的に公文書を作成、伝達、処理、管理することで、機関の公務活動に適用される情報を提供し、公文書の効用を十分に発揮するのは公文書処理の基本任務であり、具体的には以下のいくつかの方面を含む。

（1）公文書を作成する予定です。公務の必要と要求によって、関連情報資料を収集、加工、整理、原稿作成、会商、審査、署名、捺印、校正を行い、正式な公文書を形成する。

(2)転送公文書。公文の性質と時限の要求によって、公文を受け取る機関に多種の方式で伝達します。

（3）公文書の取り扱い。文書の受け取りについては、分譲、批准、回覧、引受などの業務を経て、閲読、加工を行い、公文書の内容に対する公務を理解または解決し、公文書の目的要求を実現する。

(4)処置公文書を完成する。一定の基準に基づいて、すでに処理済みの公文書に対して、立巻書類の保存、解約、廃棄、一時保存などの方法で処置する。

（5）公文書を管理する。上記の任務の効果的な完成を保証するために、公文書の効果をさらに発揮し、拡大し、公文書に対して科学的、系統的な管理を実施し、公文書に対して組織とコントロールを強化すること。

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公文書処理の重要な地位

1.公文書処理は機関の行政管理の重要な構成部分である。

公文書は公務を処理する基本手段として、機関の各機能活動の終始を貫いて、公務活動の各領域のために有効な情報の支持を提供して、公文書の形成は自動的に発生するのではありませんて、更に自動的に効果を発揮することはできなくて、人の一連の活動に依存しなければなりません。このため、公文書処理は、管理機能を発揮するために必要な公文書が形成され、実用的な効果が得られ、機関が管理機能を実現するために必要な条件となります。公文書の処理の質は行政効率の高低に直接関係している。

2.公文書処理は国家文書事業の基礎である。

書類事業は国家文化事業の構成部分であるが、書類の重要部分は主に公文書によるものである。今日の書類は昨日の公文書です。公文書の内容、書式、筆跡資料及び処理手順は規範、正確であるかどうか、公文書の保存は完備されているかどうか、直接に書類の品質と書類事業の発展に影響します。そのため、公文書の処理を強化することは国家の公文書事業を促進する必要条件である。