常用公文書レイアウト規格要求及び標識規則

　　常用公文書レイアウト規格要求及び標識規則

一、公文書ページサイズ

(一)公文書のページとレイアウトの寸法

公文書の白い辺は：37 mmです

公文書の下の白い辺は：35 mmです

公文書の左白辺は：28 mm

公文書の右端は：26 mm

レイアウトサイズ：156 mm×225 mm（用紙中文字領域）

二、レイアウト規格と印刷製本要求

（一）レイアウト仕様

本文は3番で宋体字をまねて、普通は各面22行、各行28字です。

(二)製版要求

版面は清潔で底灰がなく、字跡ははっきりしていて断画がなく、寸法基準、版心は斜めではなく、誤差は1 mmを超えない。

（三）印刷要求

両面印刷ページ番号は正で、両面の誤差は2 mmを超えてはならない。印刷物はインクが実り、均一である。字面は使わず、白くなく、切れ目がない。

（四）製本要求

左側の綴じは、一般的に乗馬綴じまたは平綴じを採用する。2ページのページ番号の間の誤差は4 mmを超えない。馬に乗って注文するか、平らに注文するのは2つの釘の鋸の外で注文する目が本の芯の上下の各1/4のところから、誤差±4 mmを許容する。用紙の左端から1センチ離れている。悪い釘、漏れ釘、重い釘がなく、針の足が平らでしっかりしている。

三、各要素識別規則

この基準では、公文書を構成する各要素を眉頭、主体、版記の3つの部分に分けます。公文書のトップページの赤い反線(幅同版心、すなわち156 mm)以上に置かれた各要素を総称して眉首と呼ぶ。赤色の反線(含まない)以下から主題語(含まない)までの各要素を総称して主体と呼ぶ。主題語以下に置かれた各要素を総称して版記と呼ぶ.

（一）眉

　　1.秘密等級と秘密保持期間

秘密等級を識別する必要がある場合は、3番の黒体字、トップ格で版心右上の1行目を識別し、2字の間に1字空ける。秘密等級と秘密保持期間を同時に表示する必要がある場合は、3番の黒体字、トップ格で版心右上の1行目に表示し、秘密等級と秘密保持期間の間に「★」で区切る。

　　2.緊急度

緊急度を表示する必要がある場合は、3番の黒体字、トップ格で版心右上隅の1行目を表示し、2字の間に1字空けます。秘密レベルと緊急度を同時に表示する必要がある場合は、秘密レベルのトップレベルはレイアウトの右上隅の1行目、緊急度のトップレベルはレイアウトの右上隅の2行目に表示されます。

　　3.文書発行機関の標識

発文機関の全称または規範化略称の後に「書類」を加えて構成され、一部の特定の公文書に対して発文機関の全称または規範化略称のみを識別することができる。発文機関標識上縁から版心上縁までは25 mmである。報告された公文書について、発行機関の標識上縁から版心上縁までは80 mmである。

　　4.文書を配るふごう

文字番号は、発行機関の代字、年、シーケンス番号から構成されます。発文機関の標識は2行空いていて、3番で宋体字を真似て、中央に並んでいます。年、番号はアラビア数字で表示されます。年は全称を標榜し、六角[]」で囲まれる。シーケンス番号は虚数ビットを付けず(すなわち1は001を付けず)、「第」の字を付けない。

文字番号の下の4 mmに、レイアウトと同じ幅の赤い反線を印刷します。

　　5.発行者

報告された公文書は発行者の名前を識別し、発行文字番号の右側に平行に並べなければならない。文字番号は左空1字、署名者の名前は右空1字である。発行者は3番で宋体字を模倣し、発行者は全角で偽って、偽った後に3番楷書で発行者の名前を標識する。

（二）主体

　　1.公文書のタイトル

赤い反線の下に2行空いていて、2番の小標宋体字で、1行または複数行に分けて中央に並ぶことができます。行に戻るときは、語意が完全で、対称で、間隔が適切であるようにします。

　　2.しゅそう機関

タイトルの下に1行空けて、左側のトップは3番で宋体字をまねて、トップに戻って、最後の主送機関の名前の後に全角のコロンをつけます。

主送機関の句読点は異なるレベル、異なるシステムを使用し、カンマで区切られている。同級、同類、同システムの場合はトン記号で区切ります。

　　3.公文書の本文.

主送機関名の下のl行、自然段ごとに左空の2字、行のトップに戻ります。数字、年は行を戻すことができず、字間隔を調整することで解決できます。

　　4.アタッチメント

本文の下の空のl行の左の空の2字は3番のフォントの字で“添付ファイル”を標識して、後に全角のコロンと名前を表記します。2つまたは2つ以上の添付ファイルは、アラビア数字で番号を表記する(例えば「添付ファイル:1.××××× 2. ×××××”)。添付ファイル名の後に句読点を付けない。添付ファイルは公文書の本文と一緒に綴じ、添付ファイルの左上隅のl行目の天井に「添付ファイル」を表示し、番号がある場合は番号を識別しなければならない。添付ファイルの番号と名前の前後の標識は一致しなければならない。

　　5.せいぶんじかん

漢字で年、月、日を全部表記する。「ゼロ」は「〇」と書きます。

　　6.こうぶんいんさつ

（1）単発印鑑

単一機関制で発行された公文書の落款所は発行機関名を署名せず、成文日付のみを表示する。成文日付は右に4字空いていて、3番で宋の字を真似て表示します。印鑑の下弧に文字がない場合、以下の弧だけが成文日に押される。印鑑の下の弧に文字がある場合、中セット方式を採用し、すなわち印鑑の中心線が成文日に押される。印鑑を押すには本文l行以内に、端正で、印鑑は赤でなければならない。

（2）連行印鑑

共同行文に2つの印鑑を押す必要がある場合は、成文日を開き、左右に7字ずつ空け、主催機関の印鑑が前にあり、2つの印鑑はいずれも成文日を押さえなければならない。同じ種類の印鑑を押す方式を採用して、印鑑の配列が整然としていることを保証して、2つの印鑑の間は互いに交差したり切ったりしないで、距離は3 mmを超えません。

連合行文に3つ以上の印鑑を押す必要がある場合、空白の印鑑が現れないように、各発文機関名(略称可能)を印鑑を押す順番に相応の位置に並べ、印鑑を押したり、印刷したりしなければならない。主催機関の印鑑は前にあり、列ごとに最大3つの印鑑を並べ、両端は版心を超えてはならない。最後の列は1つまたは2つの印鑑のように、いずれも中央に並んでいる。印鑑の間には互いに交わらないか、接しない。最後の列の印鑑の下に右に2文字を空けて成文時間を表示します。

（3）特別な事情の説明

公文書のレイアウト後に残った空白に印鑑の位置を収容できない場合は、行間、字間を調整する措置を取って解決しなければならない。必ず印鑑を本文と同じ面にし、「このページに本文がない」という方法で解決してはならない。

　　7.ノート冊

公文書の注記は本文以外に説明する必要があるその他の事項で、3番で宋体字をまねて、左空の2字に括弧をつけて成文の日付の下の1行に表示します。

(三)版記

　　1.主題語

「テーマ語」は3番の黒体字で、左のトップに表示され、後に全角を示す。語目は3番の小標宋体字で、各語目の間に1字空いている。主題語の引用順序は先標カテゴリ語であり、さらに類属語を標榜する。類属語を引用する場合、まずファイルの内容を反映する語を標し、最後にファイル形式を反映する語を標する。1部のファイルに2つ以上のテーマの内容があれば、まず1つのテーマの内容を集中的に引用し、2番目のテーマの内容を引用する。1部のファイルを引用し、カテゴリ語を除いて最大5つのテーマ語を超えない。

　　2.抄送機関

もし抄送機関があれば、テーマ語の下でl行、左空の1字、3番で宋体字を模して「抄送」を標識し、後に全角を示す。写し取り機関間はカンマで区切られ、折り返し時にはコロン後の写し取り機関と揃え、最後の写し取り機関に句点を打つ。

　　3.印刷機関と印刷日

抄送機関の下(無抄送機関はテーマ語の下)に位置し、l行の位置を占め、宋体字を3番で模した。印刷機関左空l字、印刷日付右空1字。印刷日は公文書で印刷された日付に準じ、アラビア数字で表示されます。

　　4.版記の反線

版記の各要素の下に反線を1本加え、幅は版心と同じである。

　　5.版記の位置

版記は公文書の最後の面に置き、版記の最後の要素は最後の行に置く。

六、ページ番号

4番のアラビア数字で識別、版心の下の端の下の1行に置いて、デジタルの左右はそれぞれ1本の1字の線を置いて、1字の線は版心の下の端から7 mm離れます。単ページ番号は右空l字、二ページ番号は左空1字です。空白ページと空白ページ以降のページはページ番号を識別しません。

七、公文書中の表

公文書に付表が必要な場合、横並びA 4用紙型の表に対して、ページ番号を横表の左側に、単ページ番号を表の左下隅に、二ページ番号を表の左上隅に、単ページ番号の表頭を綴じ口の片側に、二ページ番号の表頭を切り口の片側に置く。