Interpréter Le Protocole D 'Accueil D' Une Réunion De Travail

La taille des réunions est déterminée par le Président.

D 'une manière générale, les séances de travail générales au sein de l' entreprise sont efficaces et peuvent se dérouler sans formalité.

En ce qui concerne les réunions organisées par l 'unité supérieure, les représentants des entreprises sont invités à y participer, de sorte que l' accueil exige des normes plus strictes.

En règle générale, c 'est l' un des principaux dirigeants de l 'entreprise qui s' occupe directement de la préparation de la Conférence et qui crée un groupe de travail chargé d' étudier la mise en place de l 'accueil de la Conférence.

La notification de la réunion doit indiquer le nom ou l 'Organisation du Coordonnateur, le nom de l' unité administrative, la date, le lieu, le thème de la réunion et les participants, les frais de participation, les documents à apporter et les coordonnées des participants.

La notification est accompagnée d 'une réponse, qui permet de déterminer si les personnes invitées ont participé à la réunion et si d' autres conditions sont requises pour y participer.

En règle générale, les notifications sont envoyées dans les 15 à 30 jours qui précèdent la réunion, ce qui laisse suffisamment de temps à l 'autre partie pour qu' elle puisse les renvoyer.

Le choix d 'un lieu de réunion doit être envisagé de manière globale en fonction du nombre de participants et du contenu de la réunion.

Il vaut mieux respecter les normes:

Premier: il faut être de taille moyenne.

La réunion était trop petite, trop nombreuse, trop dispersée, ce qui donnait aux participants un sentiment de frustration.

C 'est pourquoi le Premier Ministre britannique Churchill a déclaré: « Il n' y a absolument pas de chambre trop grande, il n 'y a qu' une chambre de bonne taille ».

Deuxièmement, le lieu doit être raisonnable.

Les réunions organisées dans le cadre de l 'histoire, qui se sont déroulées en une heure ou deux, pourraient être regroupées.

Au - delà d 'une journée de réunion, il faudrait s' efforcer de se rapprocher autant que possible de la résidence des participants, afin d' éviter que ceux - ci ne se déplacent de l 'autre côté.

Troisièmement, les installations subsidiaires doivent être complètes.

Le personnel des services de conférence doit examiner l 'éclairage, la ventilation, la santé, les services, le téléphone, l' extension du son, les enregistrements sonores, etc., des salles de réunion et ne doit pas se hâter de penser que « la dernière réunion s' est déroulée d 'ici et n' a pas posé de problème ».

Sinon, il pourrait y avoir des pertes.

Quatrième: il faut un parking.

Il n 'y a plus beaucoup de gens qui viennent à la Conférence de la société moderne "une paire de chaussures de paille et un parapluie".

Il faut un parking pour les voitures et les motos.

L 'agencement du champ comprend une décoration autour du champ et une configuration des sièges.

En règle générale, les séances sont suspendues en fonction de leur contenu.

Des affiches de bienvenue et de célébration sont affichées à la porte.

Des pots - de - vin et des pots - fleurs appropriés pourront être installés dans la salle; pour que la salle soit plus solennelle, le drapeau, le drapeau ou l 'emblème du parti pourront être hissés sur la tribune.

Si vous avez besoin d 'une tasse de thé ou d' une boisson sur le Bureau, il faut nettoyer, mettre l 'esthétique et l' uniforme.

La disposition des sièges, avec le style et l 'atmosphère de la réunion et l' ordre du Protocole, s' effectue de la manière suivante:

Tables rondes.

Utiliser une table ronde ou une table elliptique.

Cette disposition a permis aux participants de s' asseoir à la table avec les dirigeants, éliminant ainsi le sentiment d 'inégalité.

En outre, les participants ont pu se faire une idée claire des visages des autres, ce qui a facilité l 'échange de vues.

Cette formule s' applique aux réunions de 10 à 20 personnes.

Les dispositions relatives aux places doivent être prises de manière à ce que les invités ou les supérieurs hiérarchiques fassent face à la direction et à l 'accompagnement de l' entreprise, et que le plus haut responsable de l 'entreprise soit assis en face du Sud ou en face de la porte.

Les diagonales du même niveau s' assoient.

Caractère oral.

Si vous utilisez une table carrée allongée.

Cette formule est plus adaptée à un plus grand nombre de séances que la table ronde.

Classe.

Il s' agit de la forme la plus souvent employée pour les réunions d 'information et d' orientation, où les participants sont plus nombreux et où il n 'y a pas lieu de discuter ou d' échanger des vues entre les participants.

La tribune est ainsi placée à l 'opposé de la salle d' audience.

Les sièges sont attribués par fonction et par statut social.

Les sièges du Président sont occupés par les sièges situés au premier rang, le reste par les sièges situés à gauche et à droite.

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Règle de base de tri

En haut à gauche (pratique du Gouvernement chinois)

En haut à droite (conformément à la pratique internationale)

Centre supérieur (Centre supérieur aux deux côtés)

Premier rang, premier rang

Loin de la porte

Face - à - face

Les réunions modernisées ne doivent pas être accompagnées de matériel d 'appui, qui devrait être prêt avant la tenue de la Conférence.

Ces informations comprennent des tables, des plaques, du thé, des cahiers d 'identité, des fichiers, des ordres du jour des réunions, des tableaux noirs, des tableaux blancs, des stylos, etc.

Les réceptionnistes devraient entrer dans leur poste et être en état de travailler avant l 'arrivée des participants.

L 'accueil général est divisé en trois postes: signature, guidage, accueil.

Signe.

Un guichet de signature composé d 'un ou deux fonctionnaires peut être attribué à une dame de cérémonie si le niveau d' accueil est plus élevé.

Taipei a signé un stylo, un stylo et un cahier.

Quand vous donnez un stylo à un client, il faut enlever son stylo et lui donner les mains.

Si c 'est un pinceau, il faut l' encre après l 'avoir trempée.

Signez bien pour enregistrer.

Si des informations doivent être diffusées, elles doivent être remises par courtoisie.

Le personnel d 'accueil informe régulièrement les organisateurs de la réunion du nombre de participants.

Siège de guidage.

Signez.

Les participants devraient être invités à prendre place à la table de la Conférence avec courtoisie.

Les chefs d 'entreprise devraient d' abord être escortés dans les salons, où ils pourront prendre place quelques minutes avant le début de la réunion.

Réception.

Lorsque les participants s' assoient, le personnel d 'accueil leur apporte du thé ou des serviettes, des fruits et des serviettes, répond avec enthousiasme aux questions, répond aux demandes et offre des services aussi attentifs que possible.