Connaissance De La Réception

RéceptionCorrespondanceUn élément important du travail du Bureau est également un élément important.Traitement de la réception et de la réceptionEnregistrementAudit, préparation, exécutionAgrémentEntreprendre, catalyser, et ainsi de suite.

I) la signature et l 'enregistrement sont les éléments fondamentaux de la réception et de l' enregistrement

Des procédures strictes sont à la base de l 'exactitude, de la régularité et de l' efficacité de la réception.Les procédures de réception, d 'enregistrement, de vérification, de préparation, d' approbation, d 'exécution et de retour d' information sont généralement appliquées par tout organe.La réception est le début de l 'opération de réception et, par conséquent, l' inventaire et la classification doivent être effectués pour vérifier si la communication a été envoyée à l 'Agence ou à l' unité; si le document est complet, s' il y a des annexes, des pages manquantes, des pages blanches, non créditées et non couvertes d 'un sceau officiel; et si les dispositions du régime du Département d' État sont respectées.En cas de non - respect, la restitution en temps voulu peut refléter à la fois le sérieux de la communication et le traitement scientifique et normatif des récépissés et améliorer l 'efficacité de la procédure.

La correspondance reçue est enregistrée en fonction du degré de confidentialité du document, de sa nature, de ses besoins effectifs, de son volume, etc.Il n 'y a pas de limite uniforme pour l' enregistrement des documents, mais les documents de l 'organe de tutelle, les documents de l' organe de tutelle, les publications importantes et confidentielles, les informations, les contacts avec d 'autres organes et les Documents nécessitant des réponses, les documents de l' organe de tutelle, tels que les documents de conférence publiés pour les réunions, doivent être enregistrés.Les inscriptions comprennent généralement le numéro de réception (ou numéro de série), la date de réception, l 'organe de communication, le titre (contenu), le niveau de confidentialité, le numéro de document, le nombre d' exemplaires, etc.Il existe deux méthodes principales d 'enregistrement: 1) l' enregistrement par voie fluviale.En d 'autres termes, les documents reçus sont enregistrés dans l' ordre chronologique et les procédures de traitement et de transmission sont résumées dans le même registre.2) Inscription par catégories.L 'enregistrement est effectué sur la base de la classification type des documents établie par cette unité.Par exemple, les documents du Comité de travail, les documents du Comité de gestion, les documents des départements provinciaux, des États et des districts, et ainsi de suite.

L 'enregistrement des récépissés est une base importante pour le traitement des documents et une activité régulière du personnel du Secrétariat, qui doit être menée dans le strict respect du principe de l' enregistrement au cas par cas, sans qu 'il y ait d' anomalies et de sauts de numéros.

Ii) La vérification est la clef de la réception et de la réception

Un contrôle rigoureux permet à la fois de corriger les erreurs de rédaction commises par les organes de communication et de traiter la correspondance de manière rigoureuse, ce qui témoigne du sérieux et de la régularité de la correspondance, ainsi que de la rapidité et de l 'efficacité avec lesquelles elle est reçue.Dans la pratique, nous nous trouvons souvent dans des situations où des communications de moindre importance sont sollicitées, mais où l 'utilisation abusive de la formule « demande de renseignements » comme « Rapport » ne permet pas de répondre en temps voulu aux demandes de renseignements.Comme les « demandes de renseignements » sont adressées aux autorités supérieures, le « Rapport » ne répond pas; certains documents ont été retardés, voire contradictoires, parce qu 'ils n' ont pas été signés et signés avec les départements et services concernés; d 'autres n' ont pas pu être traités dans les délais voulus en raison d 'irrégularités de forme.Le renforcement de la vérification est donc un élément important pour garantir la réception à la source.

Iii) l 'accueil et l' hébergement

Tout d 'abord, il faut examiner attentivement le contenu et l' approbation des documents afin de déterminer s' ils relèvent de sa compétence.Deuxièmement, les délais de traitement des documents doivent être précisés avant d 'être appliqués en fonction des priorités.Une fois qu 'elle a été reçue, la communication doit être traitée sans retard et sans retard.Les documents urgents devraient être rédigés dans les délais prescrits et, s' il est vrai qu 'ils présentent des difficultés, devraient être présentés en temps voulu.Les services de secrétariat qui ne relèvent pas de leur compétence ou ne peuvent pas être assurés par eux devraient être rapatriés dans les délais voulus et dûment motivés.En cas de désaccord, le chef principal du Département hôte peut, en cas de désaccord, demander la coordination ou la décision de l 'organe supérieur.Troisièmement, il s' agit d 'examiner attentivement le contenu de la communication, ses demandes et ses avis.Les documents qui relèvent de sa compétence et, s' ils sont accompagnés d 'une directive de la direction, peuvent être approuvés par celle - ci.Les communications qui ne sont pas soumises à l 'approbation du chef de secrétariat peuvent être faites conformément aux directives, à l' esprit des politiques, aux dispositions ou pratiques pertinentes.Lorsqu 'il est expressément indiqué dans l' avis d 'approbation de l' organisme chef de file qu 'il doit être dirigé par un département donné, celui - ci doit d' abord préparer l 'avis, inviter les départements coordinateurs à le signer et confier au département chef de file la responsabilité de regrouper et d' approuver les observations des départements concernés.En cas de désaccord, la décision du chef de l 'administration est communiquée à celui - ci ou une nouvelle réunion est convoquée sous son autorité pour qu' il y soit donné suite.Les observations du personnel du Secrétariat doivent être présentées en temps voulu, avec le sérieux, la prudence et la responsabilité voulus, avec l 'approbation préalable de l' organe ou de l 'organe auquel elles sont adressées.Il convient de préciser que les avis ou les résultats sont représentatifs d 'un organe ou d' un département et qu 'il ne faut pas répondre aux questions à titre personnel.

En outre, afin d 'accélérer le traitement des documents et d' améliorer l 'efficacité du fonctionnement des organes, le Bureau est chargé de faciliter l' acheminement de la correspondance adressée aux chefs de secrétariat ou aux départements concernés.Lors de la réception et de la réception des documents, outre les documents officiels, les départements hôtes sont tenus d 'informer en temps voulu l' organe expéditeur des résultats obtenus.